Com um mercado cada vez mais competitivo, o gestor ter controle total de todos os processos de sua empresa. É preciso acompanhar os colaboradores da sua equipe, bem como conferir a qualidade de seus produtos e serviços, além de ter tempo para buscar inovação e criatividade. Um conjunto de ferramentas de gestão pode ser bem útil para que tudo isso seja possível. Então, vamos entender o que elas são e como funcionam.

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são softwares ou metodologias que auxiliam gestores a organizar o trabalho e gerenciar os projetos e as tarefas..

Qual é a função dessas ferramentas, para que elas servem

As ferramentas de gestão servem, basicamente, para que os gestores tenham um controle maior sobre processos. Vamos conhecer as principais e saber para que serve cada uma:

• 5W2H

O 5W2H, que corresponde a What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando) e Who (quem) e às iniciais de How (como) e de How much (quanto) para o 2H, surgiu no Japão com o objetivo de facilitar o planejamento de qualquer demanda. Ele ajuda o gestor a orientar a execução de demandas prioritárias, proporcionando maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos determinados.

• PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta voltada para a promoção da melhoria contínua dos processos através das ações planejar (Plan), fazer (Do), checar (Check) e agir (Act). A ideia é, sobretudo, compreender o que gera o desvio e atacar os fatores que provocam a falha.

• PMBOK

O PMBOK é um guia de melhores práticas de gerenciamento, onde são citadas ferramentas, técnicas e habilidades essenciais para a gestão. O material abrange todas as áreas de conhecimento previstas pelo PMI (Project Management Institute), bem como estabelece 47 processos de gerenciamento contidos em 5 grupos de processos correspondentes às áreas de conhecimento. O livro  apresenta sugestões de boas práticas que devem ser seguidas, quando aplicáveis.

• KPI

O KPI (Key Performance Indicator ou chave de indicador de performance, em português literal) é uma métrica que tem o objetivo de aferir o desempenho da empresa em algum critério relevante. Com ele, a companhia pode avaliar o resultado e, caso não seja satisfatório, a ferramenta concede subsídios para intervir, bem como ajustar a performance. Há os KPIs estratégicos, que se referem ao alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa; e os de produtividade, que servem para medir o desempenho dos integrantes dos projetos em andamento, fornecendo valores de custo por hora, produção mensal, entre outros.

• PM Canvas

A PM (proposta da metodologia) Canvas proporciona planejamento, execução e gestão de projetos por meio de um modelo colaborativo. Trata-se de uma ferramenta que possibilita o planejamento do projeto inteiro através de um só documento, de uma única página, norteada pelas perguntas “por quê”, “o quê”, “quem”, “como”, “quando” e “quanto”. A PM Canvas ajuda na manutenção do foco da equipe em objetivos mensuráveis que levam a metas maiores e em melhores representações visuais do projeto, fazendo com que cada etapa seja melhor compreendida.

• Análise SWOT

Análise SWOT é uma técnica administrativa feita para explorar e definir aspectos de um projeto. A sigla quer dizer Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). A ferramenta é muito utilizada para aprimorar os diferenciais competitivos da empresa e corrigir suas falhas. Em resumo, ela consiste em identificar os pontos fortes e fracos da companhia.

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Por que escolher uma ferramenta de gestão?

Um bom gestor deve planejar, acompanhar e ajustar as tarefas da empresa no dia a dia. Então, para que ele não se perca durante as várias ações necessárias no cotidiano, vai precisar lidar com ao menos uma ferramentas de gestão. Afinal, esses instrumentos dão apoio nos projetos, facilitando bastante na tomada de decisões.

Vantagens das ferramentas de gestão

Muitas das razões para o fechamento precoce de tantas organizações estão ligadas diretamente à gestão. São problemas que vão desde capital de giro insuficiente a dificuldades no cumprimento de suas obrigações. Assim, a tarefa do gestor pode ser facilitada bastante ao utilizar as ferramentas de gestão, principalmente se estamos falando de uma pequena empresa. Vamos entender as vantagens oferecidas:

• Redução de custos;
• Melhor estruturação das etapas de trabalho;
• Otimização dos processos de venda;
• Captação de novos recursos;
• Aumento da lucratividade.

Então, agora que você já aprendeu o que são as ferramentas de gestão, bem como sabe para que serve e quais as vantagens de cada uma, é hora de colocar em prática o aprendizado e fazer da sua empresa um sucesso. Conte para a gente o resultado do processo.