Apesar do termo duplicata ser bastante conhecido, muitos empresários não sabem como esse documento pode auxiliar no capital de giro da empresa. Além de proporcionar transparência em transações de compra e venda, você sabia que duplicata também atua como um título de crédito para os negócios?

A partir dela, o empreendedor que a emitiu pode solicitar um empréstimo para suprir as necessidades financeiras da organização. Quer saber mais sobre o que é duplicata e para que ela serve? Então continue acompanhando a leitura do artigo para conferir!

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O que duplicata?

É um documento que tem a finalidade de comprovar um contrato de compra e venda entre duas partes. Esse título registra o vínculo entre um saque e um crédito proveniente de um contrato de prestação de serviços ou de compra e venda.

Na maioria dos casos, a duplicata é assinada pelo comprador — como garantia do pagamento de uma determinada quantia previamente acordada pertinente à fatura de mercadorias.

Nesse sentido, podemos afirmar que a duplicata atua como uma espécie de “promessa” e não como quitação em si, pois trata-se de uma negociação de serviços ou mercadorias a prazo.

O prazo máximo para que a duplicata seja apresentada para o devedor é de 30 dias a partir da data de sua emissão. O devedor, por sua vez, tem até dez dias para devolvê-la, declarando se a recusa ou aceita.

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Após fazer isso, a duplicata deve ficar em posse da parte que entregou o bem, como uma promessa de que o devedor irá arcar com a dívida contraída. Desse modo, quando o documento for quitado, deve sair de circulação através da declaração de quitado (que consta na própria duplicata).

Para que serve uma duplicata?

Como você pôde entender até aqui, a duplicata tem o papel de permitir que uma determinada empresa (sacado) possa adquirir serviços ou bens de outra companhia (sacador) com a promessa de realizar o pagamento posteriormente.

A maior vantagem da duplicata, e o principal motivo pelo qual micro e pequenos negócios a utilizam, é o equilíbrio de caixa. Afinal, não é exigida nenhuma alavancagem diretamente com as instituições bancárias para que a compra de insumos possa ser feita, o que seria significativamente mais caro.

Pense no caso de uma pequena pizzaria: como é comum em negócios de sua natureza, a pizzaria necessita de insumos (ingredientes) para produzir. O empreendedor sabe que os insumos serão usados para gerar dinheiro. Portanto, pode comprar a prazo de um fornecedor, emitindo uma duplicata, assumindo que fará o pagamento no futuro.

No planejamento da pizzaria, o pagamento deverá ser realizado depois que os ingredientes forem utilizados. Se o empreendedor tiver uma gestão financeira, essa é uma maneira bastante barata e vantajosa de manter o estoque e o caixa saudáveis.

O fornecedor também é beneficiado com a possibilidade de vender a prazo, fazendo a sua mercadoria girar com garantia de retorno. Assim, pode adquirir mais estoque para agilizar suas vendas, partindo de uma previsão certa de retorno nas contas a receber.

Além do mais, existem bancos que aceitam a duplicata como garantia de crédito, permitindo que o sacador acesse os recursos antes mesmo do vencimento. Para liberação desse tipo de benefício, costumam cobrar taxas inferiores aos juros de empréstimos tradicionais.

Quais são os agentes envolvidos em uma duplicata?

Regulada pela Lei n° 5.474/1968, a duplicata é um instrumento mercantil brasileiro utilizado para pactuar um determinado valor entre suas partes, sendo elas:

• Sacador — o empreendimento que emite o título de crédito e, por isso, tem direito de receber;
• Sacado — a parte contra quem o título foi emitido e que tem a obrigação de realizar o pagamento da duplicata.

Lembrando que a duplicata sempre é originada de uma única fatura. Sendo assim, não pode representar compromisso com mais contratos. Ou seja, está atrelada a um único acordo. Contudo, pode ocorrer o contrário: uma única fatura originar diversas duplicatas (quando necessário).

Quais são os tipos de duplicata?

Basicamente, existem dois tipos de duplicatas possíveis:

• Duplicata Mercantil — documento emitido quando ocorre a venda de mercadorias/produtos;
• Duplicata de Prestação de Serviços — como consta no próprio nome, é a duplicata emitida no segmento de serviços.

Para que ambas sejam emitidas existem modelos padrões — que podem ser impressos — e a duplicata virtual, que é o documento emitido no âmbito digital.

Como é a estrutura de uma duplicata?

Como você pôde conferir até aqui, a duplicata deve decorrer de uma única fatura e ser emitida sempre que houver um contrato de prestação de serviços ou mercantil, por período igual ou superior a 30 dias (a partir da data da entrega do serviço ou produto).

Nesse documento, devem ser especificados os itens negociados. A estrutura de uma duplicata deve ser composta por:

• Denominação de duplicata;
• Número da fatura relacionada;
• Número de ordem;
• Data de emissão;
• Data de vencimento;
• Valor a pagar;
• Endereços do vendedor/prestador e do comprador;
• Declaração do recolhimento de sua exatidão — com as assinaturas do emitente e do comprador;
• Praça de pagamento.

Como regra, o valor da fatura deve ser apresentado na duplicata. Ressaltando que o título não pode conter descontos, abatimentos, etc. Caso ocorra qualquer forma de redução do valor, a informação deve estar especificada na fatura.

Por fim, na duplicata deve ser inserido o valor que o comprador/contratante deve ao vendedor/prestador.

Quais procedimentos devem ser realizados com a duplicata?

O processo é simples. Com o serviço prestado ou as mercadorias vendidas, o sacado deve realizar o aceite da transação, que basicamente é um aviso ou assinatura afirmando que ele confirma a operação. Assim, um prazo é estipulado para que ele realize o pagamento da duplicata.

Se o sacador necessitar de capital de giro, neste meio tempo, para realizar alguma manutenção ou arcar com necessidades da empresa, poderá realizar um empréstimo no banco com a duplicata, pois como já mencionamos, o documento também é um título de crédito.

Se o pagamento não for realizado dentro do prazo estipulado, o sacador terá que pagar o valor devido à instituição bancária. Com o pagamento feito, será possível ir atrás do inadimplente através de dispositivos legais.

Quando o pagamento for realizado, a duplicata deve ser assinada pelo comprador, comprovando que o serviço foi feito ou a mercadoria foi entregue.

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