Para quem tem um negócio e deseja mantê-lo sustentável, os processos de contas a pagar e a receber devem receber atenção redobrada. Afinal, estamos falando das finanças de uma empresa.

E não é novidade que a má gestão financeira pode causar graves prejuízos, podendo até mesmo levar o negócio à falência. Inclusive, essa é uma das principais razões para a mortalidade de empresas no Brasil, segundo o relatório Causa Mortis, do Sebrae.

Diante dessa realidade, como você cuida da tarefa de contas a pagar? Se tem dúvidas ou dificuldade, como muitos empresários têm, não se preocupe. Acompanhe o passo a passo completo que preparamos.

Contas a pagar: o que representa na rotina de uma empresa

Contas a pagar é um processo que corresponde às obrigações financeiras que o empresário assume com seus fornecedores, funcionários e governo. Uma atividade básica e fundamental, portanto.

Quando realizada com rigor e qualidade, beneficia o negócio, proporciona economia e evita prejuízos decorrentes de multas e juros. Já quando a tarefa fica em segundo plano ou é feita sem organização, não raro a empresa incorre em atrasos e suas consequências.

Se as contas a pagar não são cumpridas, o negócio pode sofrer com o não atendimento de fornecedores, por exemplo, ou encarar sanções de órgãos fiscais e tributários, como no caso de impostos não quitados.

Assim, a falta de controle sobre as contas a pagar, de fato, é uma grande ameaça para os negócios de uma empresa. Também o processo de contas a receber exige atenção, vale dizer. Isso porque um depende do outro. Ou como honrar com as contas a pagar se não há dinheiro em caixa, fruto da falta de controle sobre as contas a receber?

Então, a dica é enxergar o processo de forma macro.  Organize, monitore e confirme os recebimentos de boletos, cheques e cartões em geral para, assim, dispor de recursos para realizar os pagamentos.

Como fazer o controle de contas a pagar

Entendida a necessidade de fazer o controle de contas a pagar, resta saber como organizar o processo. Acompanhe o passo a passo.

1. Mantenha o controle dos registros

Para pagar, você precisa receber. Logo, é necessário conhecer de perto a realidade financeira, registrando tudo o que entra e sai de dinheiro da sua empresa. Para isso, conte com a ajuda de um fluxo de caixa.

Ele é fundamental para ter uma visão da saúde financeira do seu estabelecimento – fator indispensável para uma boa gestão.

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2. Identifique as contas a pagar

Quais são as despesas da empresa ao longo do mês? Registre todas elas (pode ser em uma planilha, software ou mesmo aplicativo). O importante é que nenhum compromisso financeiro fuja do radar.

Com um controle rígido, é possível identificar quais contas precisam ser pagas e em qual data.  Essa simples visualização dos valores e prazos auxilia você a se programar melhor.  Com o monitoramento, você não se perde em meio aos pagamentos, evitando atrasos e, consequentemente, a incidência de juros e multas.

3. Estabeleça uma ordem de prioridade para os pagamentos

Sobraram contas e faltou dinheiro? Toda empresa, em algum momento, pode passar por dificuldades financeiras. E é preciso ter organização para saber o que pagar primeiro.

Em vez de usar os recursos disponíveis e pagar o maior número de contas possível, verifique aquelas que são básicas para a operação da empresa, além de outras sobre as quais incidem maiores valores de multa e juros. Ou seja, até para escolher o que não pagar, você precisa planejar.

4. Aproveite as oportunidades de economia ao pagar antes

Ao priorizar pagamentos, vale considerar aqueles que rendem vantagens quando são pagos antecipadamente. É o caso de boletos que sofrem um abatimento no valor final quando pagos até determinada data ou dias antes do vencimento.

Essa é uma das melhores formas de economizar no controle de contas a pagar.

5. Fuja de atrasos, multas e juros

Como vimos antes, as contas com vencimento próximo e sobre as quais há maiores juros e multas devem ser pagas primeiro. Não corra o risco de entrar em uma bola de neve, tendo sempre que pagar valores acima do que o previsto originalmente. Você pode fugir disso ao evitar atrasos, se organizando para pagar em dia.

6. Abasteça o fluxo de caixa

Sempre que pagar uma conta, volte ao passo 1 e registre a despesa no fluxo de caixa. Se não fizer isso, corre o risco de achar que tem mais dinheiro disponível do que o saldo bancário mostra.

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7. Faça a conciliação bancária

E por falar na conta bancária, fique de olho no extrato. Contas com débito automático, por exemplo, precisam ter seu pagamento confirmado. O mesmo vale para pagamentos agendados para uma data futura.

Não dá para simplesmente programar as contas a pagar e esquecer o assunto. Se algum pagamento não compensar, lá vem os juros e multas (de novo). Esse processo de conferência entre o previsto e o realizado se chama conciliação bancária.

8. Conte com um software de gestão

Para quem está começando, as planilhas podem ser importantes aliadas. Mas, à medida que o negócio se desenvolve, o ideal é contar com um sistema informatizado para gerenciar as contas a pagar e a receber.

Ferramentas automatizadas permitem, sobretudo, agilizar os processos. Além disso, reduzem erros e você ainda conta com gráficos e outros recursos para ajudar a tornar a sua gestão mais eficiente.

Por que gerenciar contas a pagar?

Depois de acompanhar o artigo até aqui, você já viu motivos de sobra para cuidar do controle de contas a pagar. Mas, para não restar dúvidas, fizemos uma lista definitiva para começar agora mesmo ou aperfeiçoar o processo, caso você já tenha algum.

Veja por que gerenciar as contas a pagar:

• Para que nada falte para a operação
• Para evitar multas e juros por atrasos no pagamento
• Para identificar oportunidades de economia ao pagar em dia
• Para se antecipar a períodos de dificuldade financeira e lidar melhor com eles
• Para fomentar uma boa reputação junto aos fornecedores e o mercado.

São excelentes razões para manter as contas a pagar em dia, concorda? Agora, é só colocar em prática o que aprendeu neste artigo.

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